Kurumsal hayatın korkulu rüyasıdır sunumlar. Ne kadar korkarsanız korkun bir gün mutlaka kendinizi bir sunum hazırlarken daha da kötüsü sunarken bulursunuz. Sunumu hazırlarken iki seçeneğiniz vardır. Ya yeterince çalışır görsel ve içerik açısından doyurucu bir sunum hazırlarsınız ya da yumurtanın kapıyı çaldığı ana kadar bekler, çok çalışmış görüntüsü vermek için sunumu, ilgili ilgisiz bir ton görsel ve istatistikle doldurursunuz.
Çalışma hayatım boyunca gördüğüm sunumların çok önemli bir bölümü ikinci seçeneğin örnekleriydi. 80-85 slaytlık sunumlar, kılı kırk yaran istatistikler, hukuki metinlerden daha uzun maddeler…. Elimizdeki kitap ise bunun tamamen yanlış olduğunu iddia ediyor. Kitaba göre grafik ve istatistiklerle dolu bir sunum aslında tamamen bir vakit kaybından ibaret. Yazar;”insanların değerli vakitlerini çalmayın, bilakis anlatmak istediğinizi mümkün olan en kısa şekilde anlatarak insanlara vakitlerini hediye edin” diyor.
Kitabın ilk sayfalarını okurken kuru nasihatler veren bir kitap olmasından endişe etmiştim, ilerleyen sayfalarda endişe yerini birbirinden ilginç konkur maceralarındaki heyecana bıraktı. Sözü daha fazla uzatmadan; herhangi bir şekilde sunumlarla ilgiliyseniz mutlaka sayfalarında gezinmeniz gereken bir kitap olduğunu belirterek sizi özetle baş başa bırakmak istiyorum.
Sunum yaptığımız insanlar ne kadar çok şey bildiğimizi umursamazlar. Onlar bildiklerimizi ne kadar ilginç bir şekilde anlattığımızla ilgilenirler.
Bunu mümkün olduğunca basit, kısa ve zarif bir şekilde yapmalısınız. Sunum yaptığınız kişileri birtakım verilerden oluşan blitzkrieg (2. Dünya Savaşı’nda Nazilerin uyguladığı savaş taktiği, yıldırım savaşı anlamına gelir) ile boyun eğmeye zorlamayın. Bu bir halı bombardımanı (yüksek kapasitesi bombardıman uçakları tarafından belli bir alana art arda yüzlerce bomba bırakmasıyla yapılan bombalama şekli) değil, bir nokta operasyonu.
Clint tek kelime etmeden kötü adamların ödünü koparır. Clint en derin duygularını sessizce iletir. Daha da geri gidecek olursak, özellikle Baba filmindeki Marlon Brando gelir akla. Brando, emsalsiz bir güce sahip karakterini görece az konuşmayla kurmuştur. Tek bir portakal dilimiyle çoğu oyuncunun bir sayfalık diyalogla yapabileceği şeyden fazlasını yapmıştır.
Sunum yaparken belirli aralıklarla susun. Böyle yaparak karşınızdaki kişilere boşlukları doldurma olanağı verirsiniz. O noktada söyledikleriniz hakkında ne düşündüklerine karar verirler. Sunumunuzdan akıllarında kalacak olan şey budur. İsterseniz buna “sunumda kendilerine oynayacakları bir rol buldukları yer” de diyebilir. Ne de olsa dinleyici denklemin diğer tarafıdır. Boşluklar onlara rollerini oynama şansı verir. Bu, bana San Franciscolu efsanevi reklamcı Howard Gossage’nin reklam yazmakla ilgili şu sözlerini hatırlatıyor. “Bir fare kapanına peyniri koyarken fare için yer bırakmayı unutmayın”
Sunuma bildiğimiz her şeyi katmak kolaydır. Sadece istediğimiz şeyi elde etmemizi sağlayacak olanı koymaksa zordur.
‘Anahtarlarını burada kaybettiğine emin misin?’ Valentine ‘Hayır, orada kaybettim’ derken sahnenin en karanlık noktasına işaret edermiş. Polis memuru sinirle: ‘Madem öyle neden anahtarlarını burada arıyorsun?’ diye sorarmış. Valentine cevap verirmiş: ‘Çünkü ışık burada.’
Nasıl Bağlantı Kurarız?
En iyi bilinen ve en çok atıfta bulunulan çalışma 1960’larda UCLA’dan Profesör Albert Mehrabian tarafından yapılmıştır. Dr. Mehrabian’ın önermesi insanlar arası iletişimde üç uyarıcı kategorisi olduğudur: görsel, ses tonu ve kullanılan kelimeler (söylenen ya da okunan). Mehrabian iletişimden aldığımız şeylerin yüzde 55’inin görselden, yüzde 38’inin ses tonundan ve yüzde 7’sinin de söylenen sözlerden geldiğini öne sürmüştür.
Bir şeyi söyleme biçimimiz söylediğimiz şeyden daha önemlidir. Kullandığımız ton tavrımızı belirler ve bizi dinleyenler de o tavırdan ipuçları toplarlar.
Dr. Joel Whalen’in 1996 tarihli I see What You Mean (Ne Demek İstediğini Anlıyorum) adlı kitabına kulak verin: “Tavrınız ilettiğiniz en önemli ve etkili sembollere yön veren güçtür. Sözlü olarak mükemmel bir biçimde iletişim kurmak için ilk önce tavrınızı kontrol etmelisiniz. Sizi ikna edici kılan, kelimelerinizi söyleme biçiminizdir. Aslında sözlü iletişimde kullandığınız kelimeler karşınızdaki insanların alacağı mesajın sadece çok küçük bir parçasıdır.
Asla slaytlarınızdaki kelimeleri okumayın! Slaytları Okumayın!
Siz de sunumun bir parçasısınız. Eğer kazanmak istiyorsanız, eğer istediğinizi elde etmek istiyorsanız, sunum yaptığınız kişilerin duygusal bir tepki vermesini sağlamak zorundasınız. Bu duygusal bağlantıyı elde etmenin güçlü yollarından bir tanesi görsellerdir.
Sunumunuzun görsel etkisinin bir başka önemli noktası hakkında daha konuşalım. İnsanların bir sunumdan aldıklarının yüzde 55’i görsel olduğuna göre, bir sunum ya da sunum yapan kişi hakkında düşündüklerinin yüzde 55’inin de görsel olduğu söylenebilir. Eğer söylediklerinize inanıyor görünseniz, onlar da inanacaklardır. Eğer heyecanlı olduğunuzu iddia ederken hımbıl duruyor ve yere bakıyorsanız, heyecanlı olduğunuza inanmayacaklardır. Size inanmayacaklardır. Daha da kötüsü, yalan söylediğinizi düşüneceklerdir. Bu hiç iyi olmaz.
Duyguların Gücü
Satış yapmanın özü duygudur. Neredeyse hiçbir şey, akılcı ve analitik düzeyde satılmaz. Tabii ki kendimize evin önündeki yeni otomobili çok iyi fiyata satın aldığımızı ve onun en güvenli otomobillerden biri olduğunu, ikinci el eşya değerinin çok iyi olduğunu ve şaşırtıcı bir biçimde az yakıtla çok yol kat ettiğini söyleriz. Oysa o otomobili almış olmamızın asıl nedeni onu sevmemizdir. Kendimizi iyi hissettirmesidir. İçinde otururken kendimizi iyi hissetmemizdir. Onu hakkettiğimizi hissetmemizdir. Otomobilimizin bizimle ilgili (dünyanın olmasa da) komşularımızın duymalarını istediğimiz mesajı vermesidir. Hepsi hissetmekle ilgilidir. Bizim nasıl hissettiğimizle ve başkalarının bizimle ilgili nasıl hissettiğine inandığımızla. Öyleyse karşımızdaki insanların bir şeyler hissetmelerini sağlamalıyız.
Gerçekler onları etkileyebilir fakat duygular onları ikna eder.
Nasıl Olmalı
(Sunum öncesi korku) Bu korkunun nedeni nedir? Bana kalırsa bu durumu yöneten dört şey var: güvende hissetmek, haklı hissetmek, iyi hissetmek ve iyi görünmek.
Ara sıra bir aktörü izleyin. Cümleleri aklına sanki o an gelmiş gibi söyler. Sadece fikri ifade ediyordur. Kötü bir oyuncu ise ezberlediği şeyi tekrar ediyormuş gibi görünür. Bu hiçbir şekilde sahici gelmez.
Sunum yaptığınız gruptaki insanlar kararlarını mantığa uydurmak için beyinlerinin sol tarafını, analitik kısmını kullanırlar ama aslında kararlarını sağ tarafla, duygusal ve sezgisel tarafla alırlar. Öyleyse mizah anlayışınızı kullanın. Komik olmak harikadır ama hiçbir koşul altında kesinlikle yapmamanız gereken fıkra anlatmaktır.
Kendimizi İfade Etme Biçimimiz: The Martin Agency birkaç yıl boyunca şirket içerisinde The Martin Workshop adlı bir eğitim programı yürüttü.
Ben üç ya da dört sömestr boyunca programa dahil oldum ve bu yarışmalarda kazanan ekip daima en iyi sunumu yapan ekip oldu. “En iyi” olduğu söylenebilecek fikirlere sahip olan ekipler değil, fikirlerini en iyi şekilde sunanlar kazandı. Bu çoğunlukla böyledir. Her yerde. Daima.
Ve unutmayın ki, söylediklerinizin çoğunu unutacak da olsalar, söyledikleriniz hakkında ne düşündüklerini hatırlayacaklar. Dolayısıyla mutlaka düşünmelerini sağlayın.
Sahicilik
Hangi alanda çalışıyor olurlarsa olsunlar masaya bir bakış açısı koymalılar. Aynı şey ajanslar için de geçerli. Müşterilerin ajanslara para ödemesinin başlıca nedenlerinden birinin bakış açıları olduğuna inanıyorum.
Slaytların Elinden Ölüm
New South Wales Üniversitesi’nde bir grubun yaptığı bir araştırma, sunum yapan kişi ekrandaki maddeleri okurken dinleyicinin gözlerinin bulanmasının bilimsel bir nedeni olduğunu doğrulamıştır: Aynı anda hem sözlü hem de yazılı şekilde gelen bilgiyi işlemek daha zordur. Üniversitenin eğitim fakültesinden John Sweller “bilişsel yük teorisi” ni geliştirmiştir.
“Bir grafiğin üstüne konuşmak ekilidir. Çünkü bilgi farklı bir biçimde sunulmuştur. Ancak yazılı kelimelerin aynısını söylemek etkili değildir çünkü zihne çok fazla yük bindirmekte ve sunulan şeyi anlama becerinizi azaltmaktadır”
Eğer slaytın üstünde yazı varsa, onu okuyacaklardır. Ve siz okurken de size dikkat etmeyi bırakacaklardır. Konuştuğunuzdan daha hızlı okuyabildiklerinden, dinleyici ile aranızda başka bir bağlantı kopukluğu daha olacaktır.
Unutmayın ki, tüm bunlar insani bir bağlantı kurmakla ilgilidir. Profesör Sweller’ın daha önce bize söylediği gibi, ağzınızdan çıkan kelimeleri eş zamanlı olarak okuduklarında insanların sizi anlama şansı daha azdır.
Öneriler
Bundan sonra bir sunum hazırlayacağınız zaman tüm ekiple birlikte oturun ve ne söylemeye çalıştığınızı tespit edin. Sunum yapacağınız kişilerin aklında kalmasını istediğiniz büyük fikir ne?
Sunum Düzenlemesi
“Action Formatı”
A, Dikkat (Attention) içindir. Bütün iyi sunumlar ilgi çekici bir tür araçla başlar. Bu söylediğiniz veya gösterdiğiniz bir şey olabilir. Kimse bir şey demeden önce gösteriyi başlatan bir video olabilir. Kimse bir şey demeden önce gösteriyi başlatan bir video olabilir. Veya slayt kullanıyorsanız, ilk slayt çarpıcı bir görsel olabilir.
C, Kapsül (Capsule) içindir. Kapsül, bütün sunumu özetleyen iki ya da üç cümledir. Bir not kağıdına sığmalıdır.
T, Tema (Theme) içindir. Bütün iyi sunumların bir teması vardır. O temaya karar vermeniz ve sonra da sunduğunuz bütün fikir ve düşüncelerin onunla uyumlu olduğundan veya bir şekilde o temaya bağlanacağından emin olmamız gerekir.
I, Bilgi (Information) içindir. Bu, sunum yaptığınız kişilere anlatmanız ve göstermeniz gereken şeylerdir. Veriler, strateji, iş planı, fikirler, çalışmanın kendisi. Onları bakış açınızın mükemmel olduğuna ikna etmek için gereken herşey.
O, Dinlemeye Açık Olmak (Open to Listen) içindir. Bunun biraz üçkağır olduğu iddia edilir ama yine de önemli bir tavsiye. Bir sunum sırasında sunumu mutlaka hem kulaklarınızla hem de gözlerinizle takip etmelisiniz. Odada neler olup bittiğinin sürekli farkında olmalısınız.
N, Bundan Sonraki Adımlar (Next Step) içindir. Bu, sunumun sonucunda elde etmeyi planladığınız şeydir.
Yayınevi : MediaCat Kitapları
Yazarı : Peter Coughter